Dans ce module, les membres des conseils scolaires vont examiner :
- L’importance de l’autoévaluation continue du rendement du conseil en matière de gouvernance
- Les principes directeurs du processus d’évaluation de la gouvernance du conseil
- Des pratiques exemplaires et des ressources en matière de gouvernance pour faciliter l’élaboration du processus d’autoévaluation du conseil
Introduction
La gouvernance incombe aux conseillères et conseillers scolaires et requiert l’exercice résolu d’un leadership collectif. Une bonne gouvernance n’arrive pas comme par magie : il faut que le conseil élu travaille en équipe et assume ses responsabilités en veillant à l’efficacité de ses pratiques de gouvernance. Pour être efficace, un conseil scolaire doit élaborer une politique d’évaluation de sa gouvernance prévoyant des processus propres à favoriser son amélioration continue à ce chapitre.
Bien que l’autoévaluation soit une pratique exemplaire bien documentée qui favorise l’efficacité des conseils scolaires, elle n’est pas exigée par la Loi sur l’éducation. Toutefois, l’obligation qu’a le conseil élu de revoir chaque année son plan stratégique pluriannuel lui donne l’occasion d’examiner ses politiques et sa gouvernance. Il peut alors déterminer dans quelle mesure il se concentre sur ce qui importe le plus pour promouvoir le rendement et le bien-être des élèves et pour assurer l’efficacité de sa gouvernance.
Autoévaluation continue du rendement en matière de gouvernance
L’autoévaluation est une démarche utile qui comporte divers avantages. Elle améliore la communication entre les conseillères et conseillers scolaires et leur permet de déterminer l’efficacité des orientations qu’ils ont adoptées. Surtout, elle les amène à reconnaître les orientations qui servent le mieux les intérêts des élèves.
Le processus et la fréquence de l’autoévaluation peuvent varier d’un conseil scolaire à l’autre. Les données nécessaires peuvent être recueillies par plusieurs moyens, dont les suivants :
- Des sondages auprès des membres du conseil et de ses comités
- L’examen et l’analyse des ordres du jour et des procès-verbaux du conseil
- Des groupes de discussion avec des membres du personnel, des membres de la communauté et d’autres intervenants
- Des entrevues avec les conseillères et conseillers scolaires et la direction de l’éducation
- Le recours à un facilitateur ou à un consultant externe (pour observer le conseil et orienter les discussions)
Les conseils devraient s’efforcer d’évaluer régulièrement leur rendement. Certains conseils peuvent choisir de coordonner leur propre évaluation avec celle de la direction de l’éducation,
et d’autres peuvent adopter un cycle d’évaluation adapté à leur situation particulière. Dans l’un ou l’autre cas, les autoévaluations devraient être assez fréquentes pour que les objectifs
déterminés par le conseil demeurent pertinents et permettent l’amélioration continue du conseil.
Principes directeurs du processus d’évaluation de la gouvernance du conseil
Chaque conseil élu doit envisager d’élaborer une politique parallèle à celle prévoyant l’évaluation du rendement de la direction de l’éducation. Conformément aux principes suivants, qui sont semblables à
ceux figurant dans le Module 5 — L’évaluation du rendement de la direction de l’éducation, le processus d’autoévaluation du conseil devrait :
- Profiter aux élèves, compte tenu de la responsabilité partagée de la direction de l’éducation et du conseil élu en matière d’amélioration du rendement et du bien-être des élèves
- Renforcer l’organisation en la rendant plus cohésive, plus viable, plus responsable et plus proactive, afin qu’elle réponde aux besoins des élèves et de toute la communauté du conseil scolaire
- Être fondé sur les rôles et les responsabilités qui incombent au conseil élu en vertu de la Loi sur l’éducation et correspondre clairement aux objectifs annuels du plan stratégique pluriannuel du conseil scolaire
- Être mené chaque année, avec la participation de tous les membres du conseil
- Évaluer l’efficacité du conseil dans l’exécution de ses principales fonctions de gouvernance. L’autoévaluation porte donc sur la responsabilité qui incombe au conseil d’adopter un plan, de le suivre et de le mettre à jour chaque année.
- Reposer sur les données quantitatives et qualitatives que le conseil a déterminées et qui sont recueillies aux fins de son autoévaluation
- Permettre l’apprentissage mutuel en offrant l’occasion de confirmer les pratiques de gouvernance fructueuses et d’apporter les améliorations nécessaires dans certains domaines
- Être axé sur les résultats et sur l’amélioration continue du conseil en tant qu’organisme de gouvernance
- Être caractérisé par la transparence et la communication ouverte, tout en protégeant la confidentialité des renseignements professionnels et en veillant au respect de toutes les parties
- Mener à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un plan précis d’apprentissage et d’amélioration des pratiques de gouvernance du conseil
Les conseils voudront peut-être examiner comment ils pourraient faire participer les élèves conseillères et conseillers à leur processus d’autoévaluation. En tant que porte-parole des élèves auprès du conseil, les élèves conseillères et conseillers peuvent fournir des renseignements précieux et un point de vue différent.
Éléments d’un processus efficace
Le conseil élu aurait avantage à examiner les éléments suivants d’un processus efficace d’autoévaluation lorsqu’il est appelé à élaborer ou à revoir sa politique :
-
Une raison d’être et des objectifs clairs pour le processus, qui tiennent compte du contexte local :
- Contribuer à atteindre les objectifs du conseil scolaire et à mettre en œuvre ses priorités
- Aider à établir des relations solides et empreintes de respect mutuel entre les conseillères et conseillers scolaires
- Indiquer clairement aux membres du conseil quels sont les objectifs et les priorités du conseil scolaire
- Définir clairement les fonctions des membres et des dirigeants du conseil
- Appuyer le développement continu des membres du conseil
- Éviter tout malentendu ou toute surprise pendant l’autoévaluation du conseil
-
Des étapes, des éléments et des échéances bien définis :
- Quels aspects seront évalués?
- Quels critères seront utilisés pour évaluer les progrès dans certains domaines?
- Quelles données seront recueillies?
- Comment ces données seront-elles recueillies?
- Par qui seront-elles recueillies?
- Qui participera au processus d’évaluation?
- Qui aura accès à l’information?
- Comment les données seront-elles analysées et compilées?
- Comment le conseil s’assurera-t-il que les données sont valides et fiables? Les données recueillies mesurent-elles vraiment ce qu’elles devaient mesurer? Donnent-elles un aperçu du
travail du conseil au fil du temps ou sont-elles plutôt influencées par des problèmes à court terme?
- Quand et comment l’évaluation sera-t-elle discutée au conseil? Le conseil demandera-t-il à un facilitateur d’animer les discussions?
- Comment les résultats de l’autoévaluation seront-ils présentés (p. ex., dans un rapport)?
- Comment le conseil assurera-t-il le suivi des résultats de l’autoévaluation?
- Comment le conseil surveillera-t-il la mise en œuvre de ses recommandations concernant les changements qu’il a déterminés?
- Comment les problèmes ou les conflits seront-ils gérés?
Il est essentiel que les conseillères et conseillers scolaires déterminent un processus et s’entendent à son sujet avant le début de l’autoévaluation du conseil.
Pratiques exemplaires de gouvernance
L’autoévaluation du conseil repose sur la description de son rôle et de ses responsabilités (voir le Module 3 — Les rôles et les responsabilités). Elle porte sur les pratiques exemplaires de gouvernance suivantes :
- Définir la vision
- Fixer les objectifs
- Élaborer les politiques
- Attribuer les ressources
- Assurer la responsabilisation
L’autoévaluation vise notamment à déterminer si les membres du conseil travaillent bien ensemble et si leur dynamique de groupe est efficace. Elle doit montrer quels sont les effets des actes que posent quotidiennement les membres du conseil, individuellement et collectivement, sur la cohésion globale du conseil, la collaboration entre ses membres et la perception qu’a le public de son fonctionnement.
Le conseil peut ainsi examiner des comportements courants comme les suivants :
- Les membres du conseil arrivent-ils aux réunions à temps et bien préparés?
- Contribuent-ils de manière constructive aux réunions?
- Pratiquent-ils l’écoute active? Font-ils preuve d’ouverture et encouragent-ils leurs collègues à exposer leurs points de vue?
- Les membres du conseil respectent-ils les opinions de leurs collègues tout en cherchant à atteindre un consensus?
- Ont-ils la même conception de ce qui constitue un comportement acceptable ou inacceptable?
- Travaillent-ils de concert pour promouvoir les interactions positives et réduire les interactions négatives, tant au sein du conseil qu’entre le conseil et la communauté?
- Partagent-ils leurs connaissances, leurs compétences et leurs expériences avec leurs collègues, en vue de promouvoir la collaboration au sein du conseil?
- Les réunions sont-elles productives? Se terminent-elles régulièrement après l’heure prévue?
- Les membres du conseil se conforment-ils aux politiques du conseil, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts et les protocoles de communication?
- La dynamique politique et les intérêts des divers secteurs du conseil scolaire sont-ils abordés comme il se doit et de manière constructive?
- Les membres du conseil comprennent-ils leur rôle et aident-ils leurs collègues à redresser la barre lorsqu’il semble que le conseil se mêle un peu trop de questions d’ordre opérationnel?
Ressources
Influence du contexte sur le processus
Les attentes de chaque conseil relatives aux pratiques de leadership et de gouvernance sont influencées par le mandat, la mission et les valeurs propres à chacun des quatre systèmes scolaires financés par les fonds publics en Ontario.
Ainsi, un conseil scolaire catholique mettra l’accent sur la foi, la communauté et la culture catholiques, tandis qu’un conseil de langue française accordera de l’importance au renforcement des capacités communautaires afin d’assurer la viabilité de la langue et de la culture françaises.
De plus, le rendement du conseil est influencé par les compétences et les efforts de ses membres ainsi que par la situation et le profil démographique de la communauté du conseil scolaire.
Le processus d’autoévaluation du conseil doit donc prévoir la souplesse voulue pour tenir compte de ces circonstances et de ces besoins particuliers. L’un des aspects les plus importants du processus réside dans la communication ouverte, la collaboration et les discussions qui permettent de le définir d’un commun accord.
Lorsque le conseil dans son ensemble et chacun de ses membres savent à quoi s’en tenir sur tous les aspects du processus avant que l’autoévaluation ne commence, il ne saurait y avoir de surprises pour personne.
