LE MODULE 17 SE COMPOSE D’UNE VIDÉO ET D’UN TEXTE QUI PERMETTRONT AUX MEMBRES DES CONSEILS SCOLAIRES D’EXAMINER :
- Les avantages d’avoir un code de conduite
- Le contexte juridique d’un code de conduite
- Les éléments d’un code de conduite efficace
- Les processus à utiliser en cas de violation présumée du code de conduite
Avant de visionner la vidéo, veuillez prendre note des renseignements suivants :
- En avril 2018, le gouvernement a promulgué le Règlement de l’Ontario 246/18 – Membres de conseils scolaires : Code de conduite, pris en vertu de la Loi sur l’éducation.
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Désormais, chaque conseil scolaire doit :
- Adopter un code de conduite qui s’applique à ses membres
- Mettre ce code à la disposition du public
- Examiner son code au plus tard le 15 mai 2023 et, par la suite, au plus tard le 15 mai tous les quatre ans
- Adopter après chaque examen une résolution confirmant le code existant ou y apportant des changements
INTRODUCTION
Les conseillères et conseillers scolaires sont les leaders de leur conseil scolaire et les promoteurs d’un système d’éducation fort. Pour bien s’acquitter de leur fonction de gouvernance, il est essentiel qu’ils comprennent clairement leur rôle et leurs responsabilités. Les conseillères et conseillers scolaires sont membres d’un conseil, et non d’un parlement : il est donc important qu’ils comprennent – ainsi que le public – qu’ils n’ont aucun pouvoir à titre individuel. Contrairement à ce qui se produit au Parlement fédéral ou dans les assemblées législatives, ces élus ne votent pas suivant une affiliation politique, et ils ne font partie ni d’un « gouvernement » ni d’une « opposition ».
Pour que les décisions prises par le conseil élu lient un conseil scolaire, il faut qu’elles soient prises au cours d’une réunion publique légalement constituée, pendant laquelle les membres du conseil débattent et adoptent une proposition officielle à la majorité absolue (ou à une majorité renforcée) des voix exprimées. Il est crucial que les membres du conseil comprennent bien les exigences à remplir pour que leurs réunions soient efficaces, y compris les règles de procédure régissant ces réunions (voir le Module 12 – La tenue de réunions efficaces). Une conseillère ou un conseiller efficace comprend son rôle dans le modèle de gouvernance du conseil et sait comment le conseil prend ses décisions.
Dans l’exercice de leur rôle, les conseillères et conseillers doivent relever le défi très concret de concilier leur responsabilité et leur allégeance en tant que représentants de leur communauté avec leur rôle de chefs de file en éducation au sein de l’instance décisionnelle du conseil scolaire. D’une part, ils s’engagent à porter à l’attention du conseil les préoccupations des parents, des élèves et des contribuables – ce qui est d’ailleurs une de leurs obligations en vertu de la Loi sur l’éducation. D’autre part, à titre de membres d’un organisme de gouvernance, ils doivent collaborer avec leurs collègues afin de prendre des décisions avantageuses pour l’ensemble du conseil scolaire. Cette perspective globale peut parfois les amener à prendre des décisions qui, en fin de compte, sont contraires aux intérêts d’une région géographique ou d’un groupe en particulier.
Les conseillères et conseillers scolaires sont tenus de se soucier avant tout du rendement et du bien-être des élèves et de participer à des décisions avantageuses pour l’ensemble de la communauté du conseil scolaire, tout en représentant les intérêts de leurs électeurs. De plus, ils doivent être en mesure d’expliquer les décisions du conseil aux contribuables de leur circonscription scolaire. Comme l’indique le Module 3 – Les rôles et les responsabilités, les relations entre les conseillères et conseillers et leurs électeurs peuvent se révéler à la fois gratifiantes et exigeantes. Il importe que chaque membre du conseil sache qu’il peut profiter de l’appui et des conseils de la direction de l’éducation et des cadres supérieurs, et qu’il connaisse bien les politiques du conseil qui peuvent s’appliquer aux questions dont il discute avec ses électeurs.
Aux termes de l’article 218.1 de la Loi sur l’éducation, chaque membre d’un conseil scolaire doit :
- S’acquitter de ses responsabilités de façon à aider le conseil à s’acquitter des fonctions que lui attribuent la Loi sur l’éducation, les règlements et les lignes directrices établies en vertu de cette loi, notamment les fonctions prévues à l’article 169.1
- Assister et participer aux réunions du conseil, y compris les réunions des comités du conseil dont il est membre
- Consulter les parents, les élèves et les contribuables du conseil relativement au plan pluriannuel du conseil scolaire
- Porter à l’attention du conseil les préoccupations des parents, des élèves et des contribuables du conseil
- Soutenir la mise en œuvre des résolutions du conseil après leur adoption par ce dernier
- Laisser la gestion quotidienne du conseil à son personnel, par l’intermédiaire du directeur de l’éducation du conseil
- Rester axé sur le rendement et le bien-être des élèves
- Se conformer au code de conduite du conseil
LE CONSEIL – TRAVAILLER ENSEMBLE
Le conseil élu établit les politiques applicables aux écoles de manière à assurer l’opportunité, l’excellence et la responsabilité dans le système d’éducation. En montrant l’exemple en matière de collaboration, il renforce la confiance du public à son endroit ainsi qu’envers le système scolaire financé par les fonds publics.
Un conseil élu est formé d’individus qui ne peuvent être efficaces que lorsqu’ils travaillent ensemble avec cohésion. La personnalité, les valeurs, les convictions, les points forts et les points faibles de chaque individu influencent le mode de fonctionnement du conseil. Tout comme il est important que chaque membre sache exactement quelles sont ses valeurs, ses forces et ses limites, il est essentiel au fonctionnement efficace du conseil que ses membres sachent quelles sont les valeurs, les forces et les limites de leurs collègues. Il est alors possible de créer un conseil unifié, dont les membres se respectent mutuellement et ont la même compréhension des rôles de chaque conseillère ou conseiller, du conseil dans son ensemble ainsi que de la direction de l’éducation et des cadres supérieurs. C’est ce qui permet de prendre des décisions efficaces, qui sont applicables sur tout le territoire du conseil et dans le système scolaire tout entier.
Le conseil élu doit assumer la responsabilité de régler les situations qui pourraient s’avérer dysfonctionnelles, et chacun de ses membres doit s’efforcer de créer une dynamique qui manifeste son engagement à :
- Prendre des décisions en collaboration
- Faire le travail nécessaire et partager la responsabilité des décisions prises
- Contribuer aux réunions publiques d’une manière propre à donner confiance au public dans le travail du conseil
- Faire passer l’intérêt supérieur du système scolaire avant son programme politique individuel
- Chercher à évaluer les initiatives et à contrôler les coûts
- Avoir un esprit ouvert aux points de vue de ses collègues
Les conseillères et conseillers scolaires se font élire pour représenter leurs électeurs, mais, en même temps, ils sont membres d’un groupe qui, collectivement, doit prendre des décisions en fonction de la mission, de la vision et des valeurs du conseil scolaire. Ils doivent être résolus à rechercher les meilleures pratiques de gouvernance qui existent, à examiner leur propre mode de fonctionnement et, au besoin, à adopter des pratiques qui augmenteront l’efficacité de leur gouvernance.
Un indicateur global de réussite est la confiance de la population dans le système d’éducation financé par les fonds publics. Un facteur crucial à cet égard est le degré auquel un conseil réussit à se gouverner lui-même, et un des principaux outils dont il dispose à cette fin est un code de conduite efficace.
LE CODE DE CONDUITE
Aux termes du Règlement de l’Ontario 246/18 – Membres de conseils scolaires : Code de conduite, les conseils scolaires sont tenus d’adopter un code de conduite qui s’applique à leurs membres. Le code de conduite est conçu par les membres de chaque conseil, spécialement à leur intention. Il s’agit d’une politique qui expose les règles de conduite que les membres du conseil ont choisi de se fixer.
La Loi sur l’éducation n’oblige pas les élèves conseillères et conseillers à se doter d’un code de conduite. Toutefois, comme ils sont des leaders reconnus qui doivent contribuer à la gouvernance efficace de leur conseil scolaire, on s’attend à ce qu’ils se conforment au code de conduite des membres du conseil.
Un code de conduite sert à définir les comportements acceptables et respectueux que doivent adopter les membres du conseil, à préciser les règles à respecter pendant les discussions, à promouvoir des normes de pratique élevées et à encadrer la conduite et les responsabilités professionnelles. Il contribue à maintenir la confiance dans l’éducation publique ainsi que le respect de l’intégrité des membres du conseil dans la communauté.
Il est recommandé que chaque conseil scolaire adopte un règlement administratif concernant l’adoption et l’examen de son code de conduite et fixant des paramètres à cette fin. Le Module 7 – L’exercice d’une gouvernance efficace : le rôle du conseil scolaire en matière d’élaboration des politiques fournit des conseils et des lignes directrices pour l’élaboration et l’examen de politiques telles qu’un code de conduite. Les conseils doivent aussi se rappeler que, en vertu du Règlement de l’Ontario 246/18 – Membres de conseils scolaires : Code de conduite, ils doivent examiner leur code au plus tard le 15 mai 2023 et, par la suite, au plus tard le 15 mai tous les quatre ans.
En premier lieu, un conseil scolaire devrait envisager de recourir à une procédure informelle pour enquêter sur une violation présumée du code de conduite et pour discuter de mesures qui pourraient corriger positivement les comportements inappropriés.
Un code de conduite contribue à maintenir la confiance de la population dans le système d’éducation financé par les fonds publics ainsi que le respect de l’intégrité des membres du conseil dans la communauté. C’est pourquoi la procédure formelle de plainte ne devrait servir que lorsqu’un membre du conseil enfreint le code de manière grave ou répétée, au point de réduire la capacité du conseil de faire son travail.
Étapes pour créer et examiner un code de conduite
- Créer un comité chargé de rédiger l’ébauche du code de conduite.
- Examiner les lois en vigueur et les attentes du ministère de l’Éducation.
- Examiner des exemples de codes de conduite efficaces en usage dans des conseils scolaires.
- Rédiger l’ébauche du code de conduite. L’Ontario Public School Boards’ Association a produit un modèle de code de conduite et de règles de mise en application qui fournit des conseils pour la rédaction d’un code comportant tous les éléments nécessaires. La version française de ce modèle figure dans les ressources du module 17 à https://modules.conseillersscolairesontario.org/Resources/files/fr/M17 - Template - FR.pdf.
- Soumettre l’ébauche du code de conduite et de ses règles de mise en application au conseil, pour qu’il y apporte des modifications ou des ajouts.
- Accorder le temps voulu pour un examen adéquat du code de conduite et de ses règles de mise en application.
- Adopter une résolution approuvant le code de conduite et ses règles de mise en application, et les faire ajouter au manuel des politiques du conseil.
- Examiner le code de conduite chaque année. (Aux termes du Règlement de l’Ontario 246/18, l’examen doit avoir lieu au plus tard le 15 mai 2023 et, par la suite, au plus tard le 15 mai tous les quatre ans.)
- Mettre le code de conduite à la disposition du public.
REMARQUE : Il est recommandé de consulter un conseiller juridique au sujet de l’ébauche du code de conduite et de ses règles de mise en application.
LA MISE EN APPLICATION DU CODE DE CONDUITE
La Loi sur l’éducation prévoit des dispositions [article 218.3] pour la mise en application du code de conduite des membres d’un conseil scolaire. Un membre du conseil qui a des motifs raisonnables de croire qu’un autre membre a enfreint le code de conduite peut signaler la violation présumée au conseil.
Une fois que le conseil a été informé de la violation présumée, il lui appartient de mener une enquête afin de décider si le membre visé par les allégations a effectivement enfreint le code de conduite.
Si le conseil décide que le membre a enfreint le code de conduite, il peut lui imposer une ou plusieurs des sanctions suivantes :
- Une réprimande
- L’interdiction d’assister à la totalité ou une partie d’une réunion du conseil ou d’un de ses comités
- L’interdiction de siéger à un ou plusieurs comités du conseil pendant la période précisée par ce dernier
Exemple de processus de mise en application
Remarque : La description ci-après est une adaptation en langage clair et simple des règles de mise en application figurant dans la version française du modèle de code de conduite établi par l’Ontario Public School Boards’ Association. Ces règles sont conformes aux exigences de la Loi sur l’éducation [article 218.3].
Signalement d’une violation présumée du code
Un membre du conseil doit informer le conseil de ses allégations concernant un collègue dans un délai d’au plus six semaines après qu’il a eu connaissance d’une violation présumée du code de conduite. Pour cela, il s’adresse habituellement à la présidente ou au président du conseil ou au comité compétent du conseil. (Si la violation présumée concerne la présidente ou le président, le membre s’adresse à la vice-présidente ou au vice-président.) Toute violation présumée fait l’objet d’une enquête suivant la procédure informelle ou la procédure formelle qui sont décrites ci-après. Dans la mesure du possible, l’enquête sur une violation présumée se déroule suivant la procédure informelle.
Procédure informelle
La présidente ou le président (ou, selon le cas, la vice-présidente ou le vice-président ou le comité compétent du conseil) a une rencontre informelle avec le membre qui aurait enfreint le code pour lui signaler la violation présumée et discuter avec lui de mesures correctives – par exemple, le membre pourrait avoir à présenter des excuses ou à compléter avec succès une activité de perfectionnement professionnel. La procédure informelle se déroule en privé. Si elle ne permet pas de régler la question, une plainte formelle peut être déposée contre le membre.
Procédure formelle
La violation présumée du code de conduite est signalée au conseil au moyen d’une plainte écrite et signée qui doit inclure les renseignements suivants : le nom du membre du conseil qui aurait enfreint le code de conduite; le moment où l’auteur de la plainte a eu connaissance de la violation présumée; les motifs qui portent l’auteur de la plainte à croire qu’il y a eu violation du code; et le nom et les coordonnées de tout témoin de la violation présumée ou de toute autre personne ayant des renseignements à son sujet. Toute plainte écrite doit faire l’objet d’une enquête, sauf si son auteur la retire. La présidente ou le président (ou, selon le cas, la vice-présidente ou le vice-président ou le comité compétent du conseil) fournit à tous les membres du conseil une copie confidentielle de la plainte dans les 10 jours suivant sa réception. Les renseignements relatifs à la plainte demeurent confidentiels jusqu’à ce qu’ils soient soumis au conseil pour qu’il décide s’il y a eu violation du code. Des restrictions s’appliquent au dépôt d’une plainte pendant la période précédant une élection.
Refus de mener une enquête formelle
Si les personnes à la présidence et à la vice-présidence du conseil (ou, le cas échéant, le comité compétent du conseil) sont d’avis que la plainte n’a pas été soumise à temps ou qu’elle est insignifiante, futile, vexatoire, faite de mauvaise foi ou sans fondement suffisant pour justifier la tenue d’une enquête formelle, il n’y a pas d’enquête formelle, et un rapport confidentiel indiquant les motifs pour ne pas faire enquête est fourni à tous les membres du conseil. Si les personnes à la présidence et à la vice-présidence ne sont pas du même avis sur cette question, une enquête formelle complète a lieu. Si la violation présumée du code de conduite constitue un cas de non-conformité à une politique du conseil comportant sa propre procédure d’examen des plaintes, elle est examinée suivant la procédure en question.
Déroulement d’une enquête formelle
L’enquête formelle est effectuée par les personnes à la présidence et à la vice-présidence du conseil (ou par le comité compétent du conseil, un consultant externe ou un autre organisme, selon ce que détermine le conseil). La Loi sur l’exercice des compétences légales ne s’applique pas à l’enquête formelle, qui se déroule en privé et est régie par les règles d’équité procédurale. L’enquête peut inclure des déclarations verbales et écrites. Le membre du conseil qui aurait enfreint le code de conduite a la possibilité de répondre aux allégations verbalement, au cours d’une rencontre privée avec les responsables de l’enquête, et par écrit, dans les 10 jours après qu’il a reçu avis des allégations par écrit. Ce délai peut être prolongé par les enquêteurs. Si le membre du conseil visé par les allégations refuse de participer à l’enquête formelle, celle-ci se tient en son absence. Le rapport final de l’enquête est présenté à l’ensemble du conseil, qui détermine alors s’il y a eu violation du code de conduite. Si, pendant qu’elles effectuent l’enquête formelle, les personnes à la présidence et à la vice-présidence du conseil ne peuvent s’entendre sur les faits constatés, un responsable externe se charge de terminer l’enquête.
Suspension d’une enquête formelle
Si les responsables découvrent, pendant l’enquête formelle, que la police enquête sur les mêmes faits, qu’une accusation a été portée ou qu’une procédure est en cours en vertu d’une autre loi, l’enquête formelle est suspendue jusqu’à l’issue de l’enquête policière, de l’accusation ou de la procédure en question, et les autres membres du conseil sont informés de la situation.
Décision
Le rapport final est fourni au conseil, qui se prononce dès que possible sur la question de savoir s’il y a eu violation du code de conduite et, le cas échéant, sur la sanction éventuelle à imposer pour cette violation. Lorsqu’ils votent sur une décision, les membres du conseil examinent uniquement les conclusions du rapport final. Si le conseil détermine qu’il n’y a pas eu de violation du code de conduite ou qu’il s’agit d’une violation insignifiante, commise par inadvertance ou découlant d’une erreur de jugement commise de bonne foi, il n’impose aucune sanction.
Les décisions sur la question de savoir s’il y a eu violation du code de conduite et sur l’imposition d’une sanction sont prises par voie de résolution au cours d’une réunion du conseil. Les deux résolutions requièrent l’appui d’au moins les deux tiers des membres du conseil présents et participant au vote. Le vote sur les résolutions est public, et les décisions motivées sont consignées dans le procès-verbal de la réunion. La partie de la réunion du conseil au cours de laquelle il est question d’une violation présumée peut être tenue à huis clos quand la violation porte sur l’une ou l’autre des questions mentionnées aux alinéas 207 (2) a) à e) de la Loi sur l’éducation (la sécurité des biens du conseil; la divulgation de renseignements privés, personnels ou financiers concernant une personne; l’acquisition ou l’aliénation d’un emplacement scolaire; les décisions relatives aux négociations avec les employés du conseil; les litiges qui touchent le conseil). Le membre qui a signalé la violation présumée au conseil peut voter sur ces résolutions. Le membre qui aurait enfreint le code de conduite peut assister aux délibérations, mais sans y participer ni voter sur les résolutions. Après que le rapport final de l’enquête a été établi, ce dernier membre ne doit en aucune façon chercher à influencer le vote sur la question de savoir s’il a enfreint le code ou sur la sanction devant lui être imposée, sauf de la manière prévue ci-après sous la rubrique Réexamen.
Sanctions
Le conseil peut imposer au membre une ou plusieurs des sanctions suivantes : une réprimande; l’interdiction d’assister à la totalité ou une partie d’une réunion du conseil ou d’un de ses comités; l’interdiction de siéger à un ou plusieurs comités du conseil pendant une période déterminée.
Le conseil ne doit pas imposer de sanctions plus lourdes que celles-ci, mais il peut imposer une sanction moins lourde, comme un avertissement ou l’exigence que le membre complète avec succès des activités de perfectionnement professionnel. Le conseil n’a pas le pouvoir de déclarer vacant le poste du membre. Le membre à qui il est interdit d’assister à une réunion n’a pas le droit de recevoir les documents se rapportant à cette réunion qui ne sont pas à la disposition du public. De plus, il est réputé avoir été autorisé à s’absenter de la réunion : il n’enfreint donc pas les dispositions de la Loi sur l’éducation concernant l’absence à des réunions.
Réexamen
Dans un délai de 14 jours après qu’il a décidé qu’un membre a enfreint le code de conduite, le conseil donne au membre un avis écrit l’informant de sa décision, des motifs de sa décision et de toute sanction qu’il lui impose, et lui indiquant qu’il peut lui présenter des observations écrites. Le conseil examine les observations présentées par le membre dans les 14 jours suivant leur réception, et il confirme ou révoque sa décision et la sanction qu’il a imposée.
Si le conseil révoque sa décision, toute sanction qu’il a imposée est révoquée. Si le conseil confirme sa décision, il peut confirmer, modifier ou révoquer la sanction qu’il a imposée. Toute modification ou révocation d’une sanction est réputée prendre effet à la date à laquelle la décision initiale a été prise. Les décisions de réexamen sont prises par voie de résolution au cours d’une réunion du conseil. Le vote sur les résolutions est public, et les décisions motivées sont consignées dans le procès-verbal de la réunion. Le membre qui a signalé la violation présumée au conseil peut voter sur les résolutions. Le membre qui aurait enfreint le code de conduite peut assister aux délibérations, mais sans y participer ni voter sur les résolutions. Le cas échéant, la sanction initiale imposée par le conseil peut être suspendue jusqu’à l’issue du processus de réexamen.
Le conseil peut consulter un conseiller juridique lorsqu’il met en application son code de conduite (notamment lorsqu’il enquête sur une violation présumée du code et qu’il prend une décision concernant une sanction), afin de s’assurer qu’il se conforme à la Loi sur l’éducation et qu’il respecte les principes de l’équité procédurale.
CONCLUSION
Le code de conduite devrait inclure des lignes directrices clairement expliquées concernant les interactions appropriées et les communications respectueuses entre les membres du conseil ainsi que la participation des membres au travail du conseil. Les membres du conseil pourraient se poser la question suivante : « Le comportement de notre conseil est-il un modèle à suivre pour les enfants de nos écoles, maintenant et dans l’avenir? » Un conseil efficace est un organisme décisionnel solidaire, reposant sur la collaboration, qui se fixe des normes élevées. C’est ce à quoi le public s’attend, et un code de conduite aide les conseils à répondre à cette attente.
NOTE
