Une gouvernance efficace pour les conseils scolaires

INTRODUCTION

La gouvernance efficace d’un conseil scolaire repose sur des rôles et des responsabilités bien définis, des structures appropriées et un comportement empreint de respect et axé sur la collaboration. En pratique, cela veut dire que tout le monde doit comprendre la répartition des rôles et des responsabilités entre les divers intervenants dans le fonctionnement de l’organisation, c’est-à-dire les conseillères et conseillers scolaires, les cadres supérieurs, les administrateurs scolaires, le personnel enseignant, les travailleurs en éducation, les parents et tuteurs ainsi que les élèves. Des rôles et des responsabilités clairement définis et bien compris créent ainsi une structure qui permet au conseil élu de fixer des objectifs pour l’organisation, d’en surveiller la réalisation et de les atteindre.

Pour que le conseil élu s’acquitte de ce rôle de gouvernance, il faut que tout le monde s’engage à favoriser le fonctionnement efficace de l’ensemble de l’organisation. Les responsabilités décrites dans le présent module sont les mesures particulières que doivent prendre le conseil élu, sa présidente ou son président, chacun de ses membres ainsi que la direction de l’éducation pour s’acquitter de leurs obligations respectives en matière de gouvernance efficace.

LE CONSEIL ÉLU

Chaque conseil scolaire de l’Ontario est régi par un conseil dont les membres élus sont responsables envers leurs électeurs et les membres nommés sont responsables envers les collectivités qu’ils représentent.

Il y a cinq types de conseillères et conseillers scolaires :

• Les conseillères et conseillers élus par la population constituent la grande majorité des membres des conseils scolaires de district et des conseils scolaires isolés de l’Ontario.
• Les conseillères et conseillers des Premières Nations représentent les collectivités des Premières Nations qui ont conclu une entente avec un conseil scolaire financé par les fonds publics de l’Ontario afin que celui-ci fournisse des services d’éducation aux élèves des Premières Nations.
• Les élèves conseillères et conseillers sont des élèves du secondaire qui sont élus par leurs camarades pour exprimer le point de vue des élèves à la table du conseil.
• Les membres des conseils scolaires des établissements hospitaliers sont nommés par le ministre de l’Éducation pour un mandat de quatre ans, qui coïncide avec celui des conseillères et conseillers élus. Ces conseils fournissent des programmes éducatifs aux élèves qui séjournent dans des centres de traitement pour enfants.
• Le Consortium du Centre Jules-Léger, établi depuis peu, se compose de six conseillères et conseillers scolaires (dont trois représentent le système scolaire public et trois le système scolaire catholique) que les deux associations des conseils scolaires de langue française (l’ACÉPO et l’AFOCSC) désignent parmi leurs membres respectifs.

Caractéristiques d’un conseil efficace

Les conseillères et conseillers scolaires jouent un rôle de leadership essentiel en veillant à ce que les écoles respectent les exigences de la Loi sur l’éducation ainsi que les autres normes établies par la province et en s’assurant que les programmes et les services qu’elles offrent répondent toujours aux besoins des communautés diversifiées qu’elles servent.

Un conseil efficace est à la fois intelligent et sain. Un conseil intelligent est conscient des points forts et des points faibles de chacun de ses membres. Surtout, il est en mesure de déterminer quand et comment il peut tirer parti des connaissances, des compétences et de l’expérience de ses membres afin de servir le mieux possible les intérêts des élèves et de la communauté. Un conseil sain a un haut degré de confiance et d’honnêteté; il connaît clairement les rôles des divers intervenants, et il a le courage nécessaire pour déceler les comportements négatifs ou improductifs et pour trouver des moyens d’y remédier.

Pour obtenir d’autres renseignements et pour connaître des pratiques exemplaires de conseils efficaces, veuillez consulter le guide intitulé Une gouvernance efficace publié par votre association de conseils scolaires.

Rôles et responsabilités du conseil élu

En vertu de la Loi sur l’éducation, c’est le conseil tout entier qui a la responsabilité légale de ses décisions — et non chacun de ses membres, y compris sa présidente ou son président. En fait, la Loi n’accorde aucun pouvoir individuel aux conseillères et conseillers scolaires. En tant que membres du conseil, qui est une personne morale, ces derniers sont responsables envers le public des décisions prises collectivement par le conseil ainsi que de la prestation de services éducatifs de qualité.

De façon plus précise, l’article 169.1 de la Loi sur l’éducation prévoit que tout conseil scolaire doit :

• Promouvoir le rendement des élèves et leur bien-être
• Promouvoir un climat scolaire positif qui soit inclusif et où tous les élèves se sentent acceptés
• Promouvoir la prévention de l’intimidation
• Veiller à la gestion efficace des ressources du conseil
• Offrir des programmes d’enseignement efficaces et appropriés à ses élèves
• Élaborer et maintenir des politiques et des structures organisationnelles qui promeuvent les objectifs du conseil et encouragent les élèves à poursuivre leurs objectifs en matière d’éducation
• Surveiller et évaluer l’efficacité des politiques élaborées par le conseil du point de vue de la réalisation de ses objectifs ainsi que l’efficience de la mise en œuvre de ces politiques
• Élaborer un plan pluriannuel visant à atteindre les objectifs du conseil
• Examiner annuellement ce plan avec le directeur de l’éducation du conseil ou avec l’agent de supervision qui en exerce les fonctions
• Surveiller et évaluer le rendement du directeur de l’éducation du conseil ou de l’agent de supervision qui en exerce les fonctions, dans l’exercice des fonctions que lui attribuent la Loi sur l’éducation et les politiques, les lignes directrices et les règlements établis en vertu de celle-ci (y compris les fonctions prévues par le plan pluriannuel), et dans l’exercice des autres fonctions que lui attribue le conseil

Le conseil élu est donc responsable du rendement financier et opérationnel du conseil scolaire, du rendement scolaire de ses élèves ainsi que du bien-être de ses élèves et de son personnel. Il a aussi la responsabilité d’informer efficacement les parents et la communauté au sujet du rendement du conseil scolaire, tant dans les secteurs où ce dernier réussit que dans ceux où il peine à répondre aux attentes, en indiquant les mesures qu’il prend pour améliorer ses résultats.

Les conseillères et conseillers scolaires s’acquittent collectivement de nombreuses fonctions importantes, dont les suivantes :

• Élire une personne à la présidence du conseil
• Établir les énoncés de la mission, de la vision et des valeurs du conseil scolaire
• Mettre l’accent sur le rendement et le bien-être des élèves
• Élaborer et évaluer des politiques, qui sont mises en œuvre par la direction de l’éducation
• Attribuer les ressources en adoptant le budget annuel du conseil
• Gérer les installations du conseil en établissant des politiques et en approuvant des plans d’immobilisations
• Veiller à la prestation de services de soutien
• Communiquer avec les intervenants et mettre en place des processus pour obtenir les commentaires de la communauté
• Établir des politiques régissant l’embauche, la mutation, la promotion et le renvoi de tous les membres du personnel du conseil
• Veiller à ce que le personnel reçoive un soutien adéquat en établissant des politiques dans divers domaines, comme l’accessibilité ainsi que la santé et la sécurité
• Veiller à ce que des mécanismes soient en place pour reconnaître le travail des élèves, des membres du personnel, des bénévoles et des membres de la communauté
• Conseiller le ministère de l’Éducation et les associations provinciales de conseils scolaires au sujet des répercussions locales et régionales des nouvelles politiques recommandées
• Représenter les communautés du conseil scolaire et communiquer avec elles
• Établir et maintenir les comités qui sont prévus par des lois ou des règlements ou qui sont nécessaires localement
• Combler les vacances au sein du conseil

Les deux responsabilités les plus importantes qu’assument les conseillères et conseillers scolaires sont les suivantes :

• L’élaboration et le suivi du plan stratégique pluriannuel
• L’embauche de la direction de l’éducation et l’évaluation de son rendement

Planification stratégique pluriannuelle

En vertu de la Loi sur l’éducation, chaque conseil scolaire doit établir un plan stratégique pluriannuel dont la durée doit être d’au moins trois ans. Ce plan vise à déterminer des priorités et des objectifs stratégiques à long terme pour le conseil scolaire. Pour qu’il fixe des objectifs clairs et qu’il soit efficace, ce plan doit être fondé sur des données probantes. Il importe que les membres du conseil utilisent un processus fondé sur la collaboration à toutes les étapes de son élaboration, afin que tout le monde se sente partie prenante au plan et responsable de sa réussite.

Le plan stratégique pluriannuel est un document de vision et de politique qui définit l’orientation du conseil scolaire. Il constitue un outil de bonne gouvernance et joue un rôle fondamental en vue de renforcer la confiance du public envers le conseil élu, non seulement pour protéger les écoles, mais aussi pour veiller à ce qu’elles offrent un milieu d’apprentissage basé sur la bienveillance, l’équité, l’innovation et la flexibilité. Tout en faisant de leur mieux pour offrir de la stabilité, les écoles s’efforcent aussi de s’adapter aux besoins changeants et aux réalités de la société. Les plans opérationnels et les plans d’amélioration préparés par la direction de l’éducation et les cadres supérieurs reposent sur le plan stratégique pluriannuel et déterminent les modalités de sa mise en œuvre.

Un bon plan pluriannuel traite des besoins de tous les élèves et est un moteur de changements positifs au sein du conseil scolaire et de ses communautés.

Pour de plus amples renseignements sur ce processus, veuillez consulter le Module 6 – Le rôle stratégique et l’établissement du plan stratégique pluriannuel, qui a été mis à jour à la suite de la publication en 2017 par le ministère de l’Éducation du guide intitulé Planification stratégique pluriannuelle : Guide à l’intention des conseillères et conseillers scolaires.

Direction de l’éducation – Planification de la relève, embauche et évaluation du rendement

La sélection d’une nouvelle direction de l’éducation compte parmi les décisions les plus importantes qu’un conseil peut prendre pendant son mandat. Un leadership constamment de haute qualité de la part de la direction de l’éducation est en effet un facteur clé pour permettre à un conseil scolaire de mettre en œuvre ses priorités.

Dans un conseil scolaire, le développement des talents et la planification de la relève consistent à appuyer les agentes et les agents de supervision qui sont des leaders passionnés et compétents et peuvent promouvoir efficacement le rendement et le bien-être des élèves au niveau du système scolaire. En plus d’encourager ces personnes à accroître leurs compétences en leadership dans leur poste actuel, on les aide à se préparer à assumer la direction de l’éducation, si elles envisagent de poser leur candidature à ce poste. Chaque conseil élu est invité à améliorer ses pratiques de développement des talents et de recrutement afin d’attirer les meilleures candidatures à la direction de l’éducation et de maintenir à ce poste la personne qu’il a choisie.

Lorsqu’il recrute une nouvelle personne pour occuper ce poste, le conseil doit donc rechercher la candidate ou le candidat qui pourra diriger le plus efficacement la mise en œuvre de son plan stratégique. Pour y parvenir, il doit veiller à ce que le concours soit ouvert, professionnel, confidentiel et objectif, de façon à attirer des candidatures nombreuses et diversifiées, tant à l’interne que de l’extérieur.

Les conseils élus sont fortement encouragés à avoir recours aux services d’une agence de recrutement de cadres pour les conseiller et les aider dans leur processus de recrutement et de sélection. Le conseil peut alors s’occuper pleinement de sa tâche de gouvernance et de l’orientation du processus, tandis que les professionnels de l’agence se chargent de la planification et de tous les détails que comporte une recherche efficace.

Aux termes de la Loi sur l’éducation, le conseil élu doit évaluer le rendement de la personne qu’il a embauchée à la direction de l’éducation. Il est fortement recommandé de procéder à cette évaluation chaque année. Le conseil et la direction de l’éducation devraient s’assurer qu’ils comprennent bien les attentes en matière de rendement auxquelles doit satisfaire la direction de l’éducation. Pour de plus amples renseignements sur le processus d’évaluation du rendement (y compris des principes directeurs et des pratiques exemplaires), veuillez consulter le Module 5 – L’évaluation du rendement de la direction de l’éducation.

LA PRÉSIDENTE OU LE PRÉSIDENT DU CONSEIL

La personne à la présidence du conseil est élue pour un mandat d’un an, tout comme la personne à la vice-présidence, s’il y en a une. Les élections ont lieu chaque année à la première réunion du conseil tenue en décembre. Le conseil peut choisir d’élire les titulaires de ces charges au scrutin secret ou par un vote consigné (public). La Loi sur l’éducation prévoit que, en cas d’égalité des voix, la gagnante ou le gagnant est désigné par un tirage au sort. La Loi ne précise pas le nombre d’années ou de mandats consécutifs durant lequel une personne peut assumer la présidence. Toutefois, un conseil peut adopter un règlement administratif pour limiter ce nombre (par exemple, trois mandats consécutifs d’un an).

Comme le prévoit l’article 218.4 de la Loi sur l’éducation, la présidente ou le président du conseil assume les fonctions suivantes :

• Présider les réunions du conseil
• Tenir les réunions conformément à la procédure et aux pratiques relatives à la tenue des réunions du conseil
• Préparer l’ordre du jour des réunions du conseil, en consultation avec le directeur de l’éducation ou avec l’agent de supervision qui en exerce les fonctions
• Veiller à ce que les membres du conseil disposent de l’information requise afin de débattre en connaissance de cause des points à l’ordre du jour
• Faire office de porte-parole du conseil auprès du public, à moins que le conseil n’en décide autrement
• Communiquer les décisions du conseil au directeur de l’éducation ou à l’agent de supervision qui en exerce les fonctions
• Faire preuve de leadership au sein du conseil afin que celui-ci reste axé sur son plan stratégique pluriannuel
• Faire preuve de leadership au sein du conseil afin que celui-ci reste axé sur sa mission et sa vision
• Assumer les autres responsabilités précisées par le conseil

Réunions du conseil

La présidente ou le président doit se trouver physiquement dans la salle où se tient une réunion du conseil, sauf si une politique du conseil l’autorise à présider une réunion à laquelle il assiste par voie électronique. Le cas échéant, cette politique doit prévoir que l’autorisation s’applique uniquement dans l’une ou l’autre des circonstances suivantes :

• La résidence actuelle de la présidente ou du président est à 200 kilomètres ou plus de l’endroit où se tient la réunion.
• Les conditions météorologiques empêchent la présidente ou le président de se rendre de façon sécuritaire au lieu de la réunion.
• La présidente ou le président ne peut pas se trouver physiquement à la réunion en raison d’un problème de santé.

La présidente ou le président ne peut pas présider par voie électronique plus de la moitié des réunions du conseil tenues au cours de la période de 12 mois commençant le 1^er décembre de chaque année.

La personne à la présidence peut voter sur toutes les questions mais ne dispose que d’une seule voix, comme tous les autres membres du conseil. Elle doit se conformer aux orientations du conseil et ne peut pas agir unilatéralement. Elle est aussi membre du conseil et, à ce titre, n’a pas plus de droits ou de pouvoirs que tout autre membre, à l’exception des fonctions additionnelles énumérées ci-dessus.

La personne à la présidence peut convoquer des réunions extraordinaires du conseil. En sa qualité de présidente ou président de séance, elle peut, à sa discrétion, faire renvoyer d’une réunion quiconque y fait preuve d’inconduite. Cette disposition vise autant les conseillères et conseillers scolaires que les membres du public.

Pour tenir des réunions productives, la présidente ou le président devrait avoir une connaissance fondamentale des règles de la procédure parlementaire et des règles de procédure du conseil. En plus de s’assurer que toute l’information pertinente a été fournie aux membres du conseil et au public, il devrait donner à tous les membres du conseil la possibilité de s’exprimer et les encourager à le faire, dans le cadre d’un débat ouvert.

La présidente ou le président devrait être en mesure de gérer les conflits efficacement et s’assurer que l’on dissocie les questions et les personnes. Il devrait aussi diriger le conseil pour qu’il travaille en équipe afin de l’aider à prendre ses décisions. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le Module 8 – La gestion créative des conflits.

La présidente ou le président ne doit pas oublier que son propre vote n’en est qu’un parmi les autres et que le processus décisionnel vise à déterminer l’opinion de l’ensemble du conseil plutôt qu’à accorder la primauté au point de vue de l’un ou l’autre de ses membres.

Pour de plus amples renseignements sur le rôle de la présidente ou du président, veuillez consulter le Module 15 – Que faut-il pour exceller à la présidence d’un conseil scolaire?

LES MEMBRES DU CONSEIL

Une compréhension claire du rôle et des responsabilités des conseillères et conseillers scolaires est essentielle pour assurer une bonne gouvernance. Les conseillères et conseillers scolaires sont membres d’un conseil et, à ce titre, ils n’ont aucun pouvoir individuel.

À titre de représentants locaux, les conseillères et conseillers scolaires sont tenus d’écouter les membres de la communauté qui leur font part de leurs préoccupations et de leurs besoins. Ils doivent aussi informer le conseil de ces préoccupations et de ces besoins, et veiller à ce que les stratégies et les programmes établis par le conseil viennent en aide à l’ensemble des élèves. C’est en collaborant entre eux et en participant à des décisions collectives à titre de membres du conseil que les conseillères et conseillers traduisent les valeurs, les priorités et les attentes de la communauté sous forme de politiques.

Aux termes de l’article 218.1 de la Loi sur l’éducation, tout membre d’un conseil scolaire doit :

• S’acquitter de ses responsabilités de façon à aider le conseil à s’acquitter des fonctions que lui attribuent la Loi ainsi que les règlements et les lignes directrices établies en vertu de la Loi
• Assister et participer aux réunions du conseil, y compris les réunions des comités du conseil dont il est membre
• Consulter les parents, les élèves et les contribuables du conseil relativement au plan stratégique pluriannuel du conseil
• Porter à l’attention du conseil les préoccupations des parents, des élèves et des contribuables du conseil
• Soutenir la mise en œuvre des résolutions du conseil après leur adoption par ce dernier
• Laisser la gestion quotidienne du conseil à son personnel, par l’entremise de la direction de l’éducation
• Rester axé sur le rendement et le bien-être des élèves
• Se conformer au code de conduite du conseil

Une fois que le conseil a voté, chaque membre a l’obligation légale de respecter la décision de la majorité, qu’il ait appuyé la résolution durant le débat ou qu’il ait voté contre. Les conseillères et conseillers doivent appuyer la mise en œuvre des résolutions adoptées par le conseil. Même s’ils se sont opposés à une décision, ils doivent être en mesure d’expliquer le bien-fondé de la politique adoptée et de veiller à ce qu’elle soit comprise, appliquée et surveillée. Dans ce contexte, les membres qui veulent expliquer une décision du conseil doivent exprimer toute divergence d’opinion de leur part d’une manière qui respecte le pouvoir décisionnel de l’ensemble du conseil. C’est ainsi que les conseillères et conseillers scolaires s’acquittent de leur double responsabilité de représentants de leur secteur et de membres du conseil.

Chaque conseillère ou conseiller interprète de façon différente l’expression « représenter sa communauté ». Ils servent tous leur communauté en tant que représentants élus, mais leur tâche principale consiste à être membres d’un conseil qui prend des décisions en matière de politiques, surveille la mise en œuvre du curriculum et des programmes et s’acquitte de ses responsabilités d’employeur.

Les conseillères et conseillers scolaires ont une vaste gamme de compétences, d’expériences, de connaissances, de valeurs, de convictions et d’opinions. Il est possible qu’ils n’aient aucune expérience en enseignement, en administration ou dans un autre aspect de l’éducation. Cette diversité peut aider à ce que les processus du conseil soient démocratiques et peut contribuer à la prise de bonnes décisions. Le conseil doit concilier les intérêts de la communauté dans son ensemble avec l’intérêt supérieur de tous les élèves du district.

Les conseillères et conseillers scolaires défendent la cause de l’éducation à divers niveaux. À l’échelon local, ils travaillent au nom de la communauté et doivent tenir compte de ses besoins particuliers lorsqu’ils décident quelle position ils vont adopter sur une question donnée. Leur rôle de défense de l’éducation dépasse souvent les limites de leur conseil scolaire. Ils défendent les intérêts de l’éducation dans toute la province et travaillent avec le gouvernement provincial dans l’intérêt du système d’éducation financé par les fonds publics. Ils peuvent assurer la liaison entre le gouvernement provincial, le système scolaire, les organismes locaux et les membres de la communauté.

Le guide intitulé Changer les choses pour les enfants – Se faire élire comme conseillère ou conseiller scolaire a été publié à l’intention des personnes qui posent leur candidature à un conseil scolaire; il renferme de plus amples renseignements sur le rôle des conseillères et conseillers scolaires. Pour en savoir plus sur le code de conduite applicable aux conseillères et conseillers scolaires, veuillez consulter le Module 17 – Le code de conduite des membres d’un conseil scolaire. Le guide intitulé Une gouvernance efficace publié par votre association de conseils scolaires est aussi une bonne source d’information sur les occasions de perfectionnement professionnel, le remboursement des frais et les allocations des conseillères et conseillers scolaires.

LA DIRECTRICE OU LE DIRECTEUR DE L’ÉDUCATION

La personne nommée à la direction de l’éducation est l’agent d’éducation en chef et le chef de service administratif du conseil qui l’emploie, et elle fait office de secrétaire du conseil. Chaque conseil est tenu, en vertu de la Loi sur l’éducation, de nommer une trésorière ou un trésorier. Si le conseil ne compte pas plus de cinq membres, il peut s’agir d’un des membres du conseil. Toutefois, dans les conseils de plus grande taille, la direction de l’éducation assume souvent ce rôle, et elle peut le déléguer à un membre qualifié du personnel du conseil.

Chaque conseil scolaire doit embaucher une agente ou un agent de supervision qualifié pour occuper la direction de l’éducation, après avoir fait confirmer par le ministre de l’Éducation que la personne devant être nommée est admissible à ce poste.

La direction de l’éducation est le seul employé qui relève directement du conseil élu, généralement par l’entremise de sa présidente ou de son président (ou de la personne désignée par celui-ci). Tout le personnel d’un conseil scolaire relève, directement ou indirectement, de la direction de l’éducation.

Par l’entremise de la direction de l’éducation, le conseil tient toutes les écoles pour responsables d’accroître le rendement et le bien-être des élèves, de fournir aux élèves un milieu d’apprentissage équitable et inclusif et de renforcer la confiance du public dans l’éducation financée par les fonds publics, en fonction des attentes définies à l’échelle de la province et du conseil.

Aux termes des articles 283 et 283.1 de la Loi sur l’éducation, la direction de l’éducation exerce les fonctions suivantes :

• Assurer et maintenir une organisation efficace ainsi que les programmes nécessaires à la mise en œuvre des politiques du conseil
• Examiner annuellement avec le conseil son plan pluriannuel
• Veiller à ce que le plan pluriannuel établisse les priorités du conseil et précise les mesures et les ressources qui lui permettront de répondre à ces priorités et de s’acquitter des fonctions que lui impose la Loi sur l’éducation
• Mettre en œuvre le plan pluriannuel et surveiller sa mise en œuvre
• Faire rapport périodiquement au conseil de la mise en œuvre du plan pluriannuel
• Faire office de secrétaire du conseil
• Porter à l’attention du conseil, dès qu’il en prend connaissance, tout acte accompli ou omission commise par le conseil qui, à son avis, pourrait entraîner ou a entraîné une contravention à la Loi sur l’éducation ou aux politiques, aux lignes directrices ou aux règlements pris en application de cette loi
• Aviser le sous-ministre de l’éducation de l’acte ou de l’omission porté à l’attention du conseil si ce dernier n’y remédie pas de manière satisfaisante

La direction de l’éducation assume donc de nombreuses fonctions importantes, notamment en gérant tous les aspects du fonctionnement du conseil scolaire, en maintenant des relations positives et productives avec le conseil élu et en présentant des rapports au conseil élu et au ministère de l’Éducation, dont un rapport annuel au ministre. Le paragraphe 283 (3) de la Loi sur l’éducation prévoit que la direction de l’éducation doit soumettre ce rapport annuel au conseil élu à sa première réunion tenue en décembre de chaque année. Pour satisfaire à l’exigence de présentation au ministre, le rapport doit être affiché sur le site Web du conseil au plus tard le 31 janvier de chaque année.

Distinction entre le conseil élu et la direction de l’éducation

Il importe de noter que la Loi sur l’éducation établit une distinction entre l’obligation pour le conseil scolaire d’élaborer des politiques et l’obligation pour la direction de l’éducation de les mettre en œuvre. Il est important que le conseil définisse clairement les rôles et responsabilités et détermine, au moyen d’une politique, quelles questions sont opérationnelles et relèvent donc de la direction de l’éducation, et quelles autres questions touchent les politiques et doivent donc être tranchées par le conseil.