Une gouvernance efficace pour les conseils scolaires

INTRODUCTION

Une responsabilité essentielle de tout conseil élu est d’élaborer et d’adopter des politiques qui sont fondées sur la vision du conseil scolaire et qui fournissent un cadre permettant de mettre en œuvre cette vision. La recherche montre que : « En mettant surtout l’accent sur les politiques du conseil scolaire et en s’assurant que la mission et la vision de celui-ci stimulent les efforts d’amélioration, les conseillères et conseillers scolaires élus favorisent l’amélioration du rendement et du bien-être des élèves[1] ».

La Loi sur l’éducation prévoit que les conseils scolaires élus doivent élaborer et maintenir des politiques et des structures organisationnelles qui permettent de promouvoir les objectifs du conseil scolaire et qui encouragent les élèves à poursuivre leurs objectifs en matière d’éducation. Il incombe au conseil élu de surveiller et d’évaluer l’efficacité des politiques qu’il a adoptées pour s’assurer qu’elles permettent effectivement d’atteindre les objectifs du conseil scolaire et qu’elles sont mises en œuvre de manière efficiente. Les politiques traitent de questions telles que les services de transport des élèves, le matériel pédagogique, l’administration des écoles, la dotation en personnel, les installations et leur équipement ainsi que l’examen des installations destinées aux élèves.

C’est au moyen des politiques qu’il établit que le conseil élu informe le public, les administrateurs et l’ensemble du personnel de ses priorités et de ses buts. Une politique est un principe ou une règle qui aide l’organisation à prendre les décisions voulues pour atteindre ses objectifs. Une politique indique ce qu’il faut faire et pourquoi il faut le faire, mais pas comment on doit s’y prendre. Des directives administratives fournissent des détails sur la façon dont les politiques doivent être mises en œuvre. Ces directives relèvent de la direction de l’éducation, et non du conseil élu.

En tant que représentants élus, les conseillères et conseillers scolaires sont censés élaborer les politiques de manière ouverte et responsable. Le processus d’élaboration des politiques peut varier selon la taille du conseil scolaire. Un conseil peut décider de commencer à élaborer ses politiques au sein d’un comité permanent ou d’un comité spécial, tandis qu’un autre conseil aura simplement recours au comité plénier. En général, des membres du personnel administratif sont chargés de fournir aux membres du comité ou du conseil les renseignements et le matériel dont ils ont besoin. Les membres du conseil comptent sur la direction de l’éducation et sur les cadres supérieurs pour leur fournir l’expertise et les conseils voulus afin qu’ils puissent prendre des décisions éclairées.

Il est recommandé que, dans le cadre de leur processus d’élaboration des politiques, les conseils élus mènent des consultations sur les projets de politiques avant de les approuver à des fins de mise en œuvre. Certains conseils publient leurs projets de politiques sur leur site Web et prévoient une période de quatre à six semaines pour obtenir les commentaires du public. Dans certains cas, on peut tenir des consultations avant même de commencer à rédiger une politique.

Buts des politiques

Des politiques clairement élaborées permettent d’atteindre plusieurs buts qui aident le conseil scolaire à réaliser ses objectifs :

• Fournir un cadre pour apporter des changements dans le conseil scolaire
• Communiquer la mission, la vision, les priorités et les attentes du conseil
• Amener le conseil scolaire à se concentrer sur ce qui est important, à savoir le rendement et le bien-être des élèves
• Améliorer la prise de décisions en traitant d’enjeux fondamentaux pour une gouvernance authentique, tels que la nécessité d’assurer la responsabilisation ou de s’occuper des questions liées à l’équité ou à la sécurité
• Fonder les décisions sur des données et sur leur analyse et leur évaluation
• Gérer les risques en tenant compte de l’incidence des orientations sur les gens et les organisations
• Se conformer aux directives du gouvernement et à ses exigences
• Contribuer à l’établissement de relations productives entre et avec les conseillères et conseillers scolaires, les cadres supérieurs, le personnel scolaire, les parents, l’ensemble de la communauté et les responsables provinciaux de l’éducation, que ce soit pour leur fournir de l’information ou pour obtenir leurs commentaires
• Créer un climat qui mobilise le personnel enseignant, le personnel administratif, les parents et l’ensemble de la communauté en vue de définir et de concrétiser la vision du conseil scolaire
• Appuyer les décisions du personnel visant à offrir à tous les élèves des programmes et des approches pédagogiques qui sont diversifiés et stimulants et à éliminer ceux qui ne le sont pas
• Respecter le rôle de la direction de l’éducation et des cadres supérieurs, qui consiste à administrer le système scolaire
• Tenir la direction de l’éducation responsable de l’amélioration de l’enseignement et de l’apprentissage dans le système scolaire

DES RÔLES DIFFÉRENTS : CONFORMITÉ AUX POLITIQUES, ÉLABORATION DES POLITIQUES ET MISE EN ŒUVRE ADMINISTRATIVE

Le conseil élu devrait prendre soin de consacrer la plus grande partie de son temps et de ses efforts à l’élaboration des politiques qui sont essentielles pour promouvoir le rendement et le bien-être des élèves. Les questions sur lesquelles portent les politiques devraient toujours être conformes aux priorités du conseil scolaire et concourir à leur réalisation.

Il importe de savoir quand une initiative particulière est une question de conformité ou de diligence raisonnable. Ainsi, un conseil élu doit se conformer aux directives du gouvernement provincial concernant des questions telles que l’équilibre budgétaire, le code de conduite de ses membres, ou l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée. Il y a également des éléments de ses propres politiques qu’un conseil ne peut pas changer parce qu’ils sont déterminés par le gouvernement provincial – par exemple, les processus régissant les appels et les audiences concernant les mesures disciplinaires imposées aux élèves. Par ailleurs, dans de nombreux aspects de sa gouvernance – comme ses objectifs, sa planification stratégique ou les adaptations qu’il prévoit pour les élèves –, le conseil élu a la possibilité de mobiliser profondément tous les intervenants afin de définir l’orientation du conseil scolaire. Cette distinction est essentielle lorsqu’il s’agit d’inspirer confiance au public.

Le conseil élu doit aussi indiquer clairement que son rôle consiste à élaborer des politiques qui définissent une orientation et des objectifs généraux. Par la suite, la direction de l’éducation élabore, met en œuvre et évalue des directives administratives qui donnent des instructions détaillées au personnel et qui sont conformes aux politiques adoptées par le conseil.

La relation entre le conseil élu et la direction de l’éducation en matière d’élaboration des politiques

« Les conseillères et conseillers efficaces comprennent qu’ils ne siègent pas au conseil pour administrer l’organisation, mais plutôt pour la gouverner[2]. » Le conseil élu exerce son rôle en adoptant des politiques, en fixant des objectifs, en surveillant les progrès réalisés et en nouant un dialogue avec la communauté. La direction de l’éducation a pour fonction de faire preuve de leadership en traduisant les grandes orientations définies par le conseil en mesures concrètes. Il lui appartient, par l’entremise de son personnel, d’élaborer les directives et les processus administratifs nécessaires pour assurer la mise en œuvre efficace des politiques et du plan stratégique du conseil scolaire.

Les politiques

Les politiques définissent des orientations et font état des buts et des grandes priorités du conseil élu. Les orientations qu’elles prévoient sont conformes au plan et aux objectifs stratégiques du conseil scolaire et cadrent parfaitement avec les priorités du gouvernement. Les politiques définissent les engagements à long terme du conseil scolaire en ce qui concerne le rendement et le bien-être des élèves ainsi que l’équité et certaines valeurs.

Les directives administratives

Les directives administratives sont des outils de mise en œuvre des politiques adoptées par le conseil élu. Elles sont ciblées, précises et détaillées. Elles permettent à tous les secteurs de l’organisation de s’acquitter de leurs responsabilités quotidiennes envers les enfants, les élèves, le personnel et le public. Elles sont compilées dans des manuels, des recueils et d’autres ressources. Elles peuvent inclure des lignes directrices à l’intention des décideurs ainsi que des protocoles prévoyant une marche à suivre obligatoire dans des circonstances particulières. Les directives administratives relèvent de la direction de l’éducation et de son personnel, et elles sont mises à la disposition du conseil élu.

LE RENDEMENT ET LE BIEN-ÊTRE DES ÉLÈVES : UNE QUESTION DE POLITIQUES

Un conseil élu au niveau local représente la structure la plus efficace pour assurer la responsabilisation d’un système d’éducation. La population compte sur le conseil élu pour élaborer des politiques et en surveiller la mise en œuvre dans le cadre de son mandat. Fait encore plus important, elle s’attend à ce que le conseil élu utilise son processus d’élaboration des politiques comme un outil de communication puissant pour permettre un dialogue entre les écoles et l’ensemble de la communauté. Elle s’attend également à ce que toute nouvelle politique entraîne une amélioration de l’apprentissage, du rendement et du bien-être des élèves.

Il importe donc de placer les élèves au cœur du processus lorsque des changements dans le contexte où évolue le conseil scolaire poussent le conseil élu à élaborer des politiques. Au niveau des conseils scolaires, les nouvelles politiques découlent habituellement de modifications des lois provinciales et fédérales. Les politiques doivent être parfaitement conformes aux lois en vigueur, mais il n’est pas nécessaire d’élaborer des politiques uniquement pour réitérer des exigences législatives.

Les conseillères et conseillers scolaires peuvent être appelés à réagir aux pressions de groupes d’intérêt ou à des événements ou des enjeux particuliers. Cela peut entraîner une prolifération de politiques complexes et difficiles à gérer qui n’ont pas de rapport étroit avec la vision et les objectifs définis par le conseil élu pour le climat d’enseignement et d’apprentissage. Lorsque le conseil élu et la direction de l’éducation ne comprennent pas bien leurs rôles respectifs, cela donne souvent lieu à l’élaboration d’un nombre excessif de politiques sur des questions qui, en fait, auraient dû faire l’objet de directives administratives. Ces questions relèvent du rôle de la direction de l’éducation, soit celui d’« agent d’éducation en chef et [de] chef de service administratif du conseil[3] ». Lorsqu’une politique définit une orientation succincte, il est plus facile de mettre à jour les directives administratives qui s’y rattachent afin de tenir compte des pratiques en vigueur.

L’attention du conseil élu doit clairement porter sur la détermination, au niveau le plus élevé, des grandes priorités et des attentes générales du conseil scolaire en ce qui concerne le rendement et le bien-être des élèves.

La Loi sur l’éducation établit que la première responsabilité du conseil élu est de « promouvoir le rendement des élèves et leur bien-être[4] ». Cette disposition soulève certaines questions quant au rôle du conseil. Comment peut-il exercer son leadership dans ce domaine tout en continuant de reconnaître et de soutenir le leadership quotidien de la direction de l’éducation et des éducatrices et éducateurs professionnels en matière d’enseignement? Comment au juste peut-il être un chef de file en matière de rendement et de bien-être des élèves? La réponse à ces questions réside dans le rôle crucial du conseil élu comme responsable des politiques.

D’après des recherches sur le rôle des conseils élus en matière de rendement des élèves, les conseils performants expriment clairement et constamment leur engagement envers l’apprentissage des élèves au moyen des politiques écrites qu’ils adoptent. De plus, ils surveillent la mise en œuvre de ces politiques de manière régulière et attentive.

Catégories de politiques favorisant le rendement des élèves

Les politiques élaborées par le conseil élu doivent traiter de son rôle essentiel en matière de gouvernance et aborder les sujets suivants :

Vision, valeurs et objectifs – Le conseil élu définit une vision qui met l’apprentissage des élèves au cœur de son travail de gouvernance, et il énonce une série de convictions, de valeurs ou de principes fondamentaux. Cette vision et ces valeurs l’aident à maintenir son orientation stratégique axée sur les élèves et doivent inspirer toutes ses décisions. Dans la politique énonçant sa vision et ses objectifs, le conseil crée les conditions et définit le contexte qui favorisent l’apprentissage et le bien-être des élèves. Cette politique inclut une description des valeurs du conseil en ce qui concerne le climat d’enseignement et d’apprentissage ainsi que le développement des capacités du système scolaire.

Gouvernance et planification – Le conseil élu décrit son rôle de gouvernance (par opposition au rôle opérationnel de la direction de l’éducation) dans des politiques concernant la planification stratégique, l’élaboration des politiques et l’établissement du budget. « La gouvernance ne peut pas être laissée au hasard. Pour être très efficace, elle doit bénéficier d’une infrastructure bien conçue qui fournit des définitions, des orientations et des directives[5]. »

Normes en matière de programmes et de rendement – Ces politiques assurent l’orientation et l’encadrement de tous les programmes du conseil scolaire, qui sont conçus pour respecter les directives du gouvernement provincial et pour tenir compte des besoins des communautés locales. Le conseil élu y expose ses attentes et sa philosophie en matière de rendement et de bien-être des élèves.

Climat d’apprentissage – La réussite, la sécurité et le bien-être de chaque élève revêtent une importance primordiale pour le conseil scolaire. Dans ces politiques, le conseil élu décrit son engagement envers la sécurité dans les écoles, son respect pour le rôle des élèves ainsi que sa détermination à assurer l’équité et une éducation inclusive.

Relations avec le personnel – Chaque membre du personnel contribue à ce que le conseil scolaire soit en mesure d’atteindre ses objectifs. Dans les politiques qu’il adopte dans ce domaine, le conseil élu définit son orientation et exprime ses convictions et ses attentes concernant ses ressources humaines. De plus, il énonce clairement ses valeurs en ce qui concerne la planification de la relève, le leadership et le renforcement des capacités.

Participation des familles et de la communauté – La participation des parents et de la communauté est essentielle si l’on veut que le public ait confiance dans le conseil scolaire pour répondre aux besoins à long terme des élèves et des citoyennes et citoyens. Dans les politiques qu’il adopte dans ce domaine, le conseil élu donne un aperçu de son rôle de décideur et explique le contexte dans lequel il lui appartient de prendre des décisions. De plus, il exprime ses convictions quant au bénévolat, à la participation des parents et aux partenariats avec la communauté.

RESSOURCES SUR L’ÉLABORATION DES POLITIQUES

La plupart des conseils scolaires ont une section de leur site Web qui renferme des renseignements sur leurs politiques, leurs directives administratives et même parfois leurs règlements administratifs. Cette section peut être reliée à de l’information sur leur mission et leur vision et sur leur plan stratégique pluriannuel. Certains conseils peuvent rassembler leurs politiques dans un document sur papier, appelé « Manuel des politiques ».

Le conseil élu est censé examiner ses politiques de manière continue pour veiller à ce qu’elles soient toujours claires et pertinentes (pour de plus amples renseignements, voir la section « Examen de la politique » ci-après). De plus, il devrait énoncer ses principes en matière d’élaboration des politiques dans une « métapolitique » établissant le cadre de ses activités dans ce domaine. Voici une liste des politiques que de nombreux conseils ont élaborées.

Qu’est-ce qu’une bonne politique?

Une bonne politique est bénéfique. Elle est au service de l’intérêt public. Un changement de politique devrait profiter aux personnes, aux organisations et aux services. Un aspect crucial de l’élaboration d’une politique est l’analyse de ses conséquences, tant voulues qu’involontaires.

Une bonne politique est nécessaire. Une première étape essentielle consiste à énoncer clairement pourquoi il faut adopter une nouvelle politique ou modifier une politique existante.

Une bonne politique vise une fin. D’emblée, il faut indiquer clairement quelle orientation la politique va donner ou quel problème elle va régler. Pour élaborer une bonne politique, il faut tenir compte de ses conséquences à court terme et à long terme pour le système scolaire.

Une bonne politique est conforme à l’objectif du gouvernement et du conseil scolaire, qui est de favoriser le rendement et le bien-être des élèves.

Une bonne politique est bien fondée, concise et rigoureuse. Elle utilise des données et des informations comme fondement d’une analyse qui doit être rationnelle, complète, approfondie et impartiale. Elle doit reposer sur des données quantitatives et qualitatives. « Les conseillères et conseillers scolaires soucieux de gouvernance ont à cœur de prendre des décisions fondées sur des renseignements et des données probantes de haute qualité. Pour être efficaces, ils font leurs devoirs[6]. »

Une bonne politique est éthique. Par exemple, le code de conduite du conseil énonce les principes d’intégrité, de respect et de responsabilité que chaque personne devrait appliquer dans son travail au conseil scolaire.

Une bonne politique est transparente. Le processus suivi pour élaborer une politique doit être expliqué clairement et généralement bien compris. Il doit prévoir, dès les premières étapes, la participation des personnes et des organisations qui seront touchées.

Une bonne politique est facile à comprendre. La clarté est une caractéristique essentielle d’une bonne politique, qui doit être rédigée en langage clair et simple et ne pas dépasser deux ou trois pages. Une politique doit être énoncée de la façon la plus brève possible, avec des messages clairs et faciles à saisir.

Une bonne politique est ouverte au changement et à l’amélioration. Tous les énoncés de politique sont conçus, rédigés et publiés à un moment donné et en un lieu précis. Au fil du temps, le conseil doit les examiner, les actualiser, les abroger ou les remplacer.

Une bonne politique est adoptée à temps. Pour l’élaborer et la mettre en œuvre efficacement, il faut respecter les étapes et les échéances déterminées par le conseil et réagir rapidement aux nouveaux défis et aux changements d’orientation.

Une bonne politique peut être mise en application. Elle prévoit les difficultés associées à sa mise en œuvre et peut s’adapter à la diversité des contextes opérationnels.

Dans le cadre de son processus, le conseil élu devrait établir un calendrier annuel prévoyant l’examen régulier de ses politiques et inscrire à l’ordre du jour de ses réunions le suivi des progrès réalisés dans leur mise en œuvre. Ici encore, l’objectif est de veiller à ce que les politiques soient conformes aux priorités du conseil et de prévoir le plus de temps possible pour la discussion et la réflexion.

UN PROCESSUS EFFICACE D’ÉLABORATION DES POLITIQUES

Quelles sont les étapes d’un processus efficace?

La plupart des conseils élus ont un processus d’élaboration des politiques qui est clairement formulé. Généralement, il prévoit les étapes suivantes :

Détermination de la question visée

Le besoin d’adopter une politique ou d’examiner ou de modifier une politique existante peut être signalé par des membres du conseil, des groupes d’intervenants, le comité des politiques du conseil, des élèves ou des membres du personnel. Il peut aussi découler de directives du ministère de l’Éducation relatives aux politiques ou de l’entrée en vigueur de règlements ou de textes législatifs fédéraux, provinciaux ou municipaux.

Le conseil élu, ou un comité du conseil désigné à cette fin, s’occupe de l’élaboration et de l’examen des politiques et étudie les demandes de nouvelles politiques. Dans de nombreux conseils scolaires, il s’agit d’un processus annuel. Tous les projets d’élaboration ou d’examen de politiques sont soumis à l’approbation du conseil élu. L’énoncé suivant figure habituellement dans toutes les politiques : « L’adoption de nouvelles politiques et la modification des politiques existantes relèvent de la responsabilité exclusive du conseil ».

Élaboration d’un projet de politique

Lorsque le conseil élu décide d’élaborer une politique ou de modifier une politique existante, il peut commencer par consulter les divers groupes intéressés. Il peut s’agir d’élèves, de parents, de membres du personnel, de syndicats d’employés ou de la communauté en général.

Il importe de définir les rôles du personnel et de la communauté dans l’élaboration, l’examen et la mise en œuvre des politiques. Le conseil élu devrait faire appel à une vaste participation lorsqu’il élabore les politiques définissant ses grandes orientations. Il serait sage d’utiliser diverses méthodes pour faire participer le personnel et la communauté, de façon à entendre tous les points de vue. Le conseil examine ensuite toute l’information et tous les commentaires reçus puis il prend sa décision, exerçant ainsi son leadership éthique dans le cadre de son rôle de gouvernance (pour de plus amples renseignements, voir le Module 1 – La gouvernance efficace fondée sur un leadership éthique).

Les cadres supérieurs du conseil scolaire préparent ensuite un projet de politique qui tient compte des commentaires reçus. Ce projet est examiné par le conseil élu ou par un comité du conseil, en vue de recueillir d’autres commentaires. Une version finale tenant compte de ces commentaires est ensuite soumise à l’approbation du conseil élu. Une fois approuvé, le projet devient une politique du conseil scolaire et entre en vigueur.

Mise en œuvre de la politique

Il incombe au conseil élu de mettre en œuvre ses propres politiques et de déléguer officiellement à la direction de l’éducation les pouvoirs voulus pour atteindre les buts ou répondre aux attentes qu’elles comportent. Le plan de mise en œuvre d’une politique doit inclure des renseignements sur les directives administratives requises pour son application ainsi qu’un plan de communications visant à informer tous les intervenants au sujet de la politique nouvelle ou modifiée.

Examen de la politique

Il est nécessaire d’examiner régulièrement les politiques pour s’assurer qu’elles sont toujours pertinentes dans le contexte actuel et qu’elles sont conformes aux lois et règlements applicables ainsi qu’aux directives du gouvernement concernant les politiques. Lorsqu’il adopte une politique, le conseil élu prévoit habituellement à quel moment elle devra être ainsi examinée.

NOTES